Trainingseinheit zu HK b4: Kaufmännische Projektmanagementaufgaben ausführen und
Teilprojekte bearbeiten
Anwendungsaufgabe: Geleitete Fallarbeit «Apéro für Mitarbeiten-de»
Ausgangslage
Sie werden in Ihrem Arbeitsalltag immer wieder auf Projekte treffen, im Rahmen derer Sie Aufgaben übernehmen oder sogar Teilprojekte leiten. In dieser geleiteten Fallarbeit haben Sie die Möglichkeit, ver-schiedene Aufgaben im Zusammenhang mit Projekten, wie z.B. das Erstellen eines Terminplans oder eines Budgets, zu trainieren.
Aufgabenstellung
Lesen Sie die Fallbeschreibung im Anhang genau durch. Bearbeiten Sie dann der Reihe nach die einzel-nen Teilaufgaben.
Erwartungen
Nutzen Sie die geeigneten Programme für die Erstellung Ihrer Dokumente. Achten Sie darauf, vollständi-ge und formal korrekte Dokumente zu erstellen.
Organisation
Partnerarbeit, 75 Min.
Anschliessend erfolgt ein Austausch im Plenum.
Hinweis auf Ressourcen
– Handlungsanleitung zu «b4: Kaufmännische Projektmanagementaufgaben ausführen und Teilprojekte bearbeiten» (Schritt 3: Terminpläne und Budgets für Projekte erstellen). Link
Fallbeschreibung: Apéro für Mitarbeitende
In Ihrem Unternehmen, bestehend aus 32 Mitarbeitenden und zwei Mitgliedern der Geschäftsleitung, fin-det einmal im Sommer und einmal vor Weihnachten ein etwas grösserer Apéro für die Mitarbeitenden statt. Die Geschäftsleitung nutzt diese Anlässe zum einen, um sich bei den Mitarbeitenden für ihr Enga-gement zu bedanken, und zum anderen, um aufzuzeigen, was das Unternehmen im vergangenen Halbjahr alles geleistet hat. Eigentlich wurde die Planung bereits von Ihrer Kollegin vorgenommen, jedoch fällt Sie nun schon länger krankheitshalber aus, weshalb Frau Daum von der Geschäftsleitung sich an Sie wen-det, damit Sie kurzfristig die finale Organisation inkl. der Kontaktierung von allfälligen Lieferanten über-nehmen. Die Planung Ihrer Kollegin sieht folgendermassen aus:
Motto: «Tausend und eine Nacht»
Datum: Letzter Freitag im Juni
Beginn: 17.00 Uhr
Ende: Offen (ungefähr Mitternacht)
Ort: im Freien auf dem Parkplatz des Unternehmens (300 m2), bei Schlechtwetter kann das Foyer des Büros genutzt werden.
Infrastruktur: Festbänke und Tische sowie Ausstattung für das Apéro sind vorhanden
Uhrzeit Programmpunkt
17.00–17.30 Uhr Jeder Gast erhält bei der Ankunft ein orientalisches Getränk.
17.30 Uhr Willkommensreden von Frau Daum und einem Mitglied der Geschäftsleitung, um den Zweck des Apéros und den Dank an die Mitarbeitenden zu betonen.
18.00–24.00 Uhr Es wird ein Apéro-Buffet mit orientalischen Spezialitäten angeboten.
17.00–24.00 Uhr Am Getränkestand gibt es verschiedene alkoholische und nicht-alkoholische Ge-tränke.
18.00–21.00 Uhr Eine Henna-Künstlerin verleiht Mitarbeitenden kunstvolle Henna-Tattoos.
19.30 Uhr Eine Bauchtänzerin sorgt für eine mitreissende Darbietung und eine authentische Atmosphäre.
22.15 Uhr Dankesworte durch Frau Daum
Teilaufgabe 1: Budgetplan
Ergänzung zur Fallbeschreibung
Frau Daum hat ein Budget von CHF 4 000 für den gesamten Anlass gesprochen.
Aufgabe
Ermitteln Sie die ungefähren Kosten für die Umsetzung des von Ihrer Kollegin geplanten Sommerapéros. Eruieren Sie dazu im Internet die entsprechenden Preise für Verpflegung und Rahmenprogramm. Denken Sie aber auch an Kosten für Dekoration, Catering, usw. Überlegen Sie anschliessend, ob das zur Verfü-gung gestellte Budget von CHF 4 000 ausreichend ist. Wenn nicht, überlegen Sie sich Einsparungsmög-lichkeiten. Überlegen Sie sich zudem, wie Sie das verbleibende Geld noch einsetzen können.
Erwartungen
Das Budget ist vollständig, übersichtlich, nachvollziehbar (Rechenweg!) und realistisch. Unterscheiden Sie zwischen fixen und variablen Kosten. Für den Umgang mit Überschüssen bzw. Engpässen wird min-destens je ein geeigneter Vorschlag gemacht.
Teilaufgabe 2: Terminplan
Ergänzung zur Fallbeschreibung
Heute ist der erste Arbeitstag im Juni des aktuellen Jahres. Für die Vorbereitung des Apéros ist jetzt noch knapp ein Monat Zeit. Es gilt nun genau zu planen.
Aufgabe
Überlegen Sie sich, welche Aufgaben anfallen und was es alles zu organisieren gibt. Erstellen Sie in Excel einen Gantt-Chart mit folgenden Mindestinhalten:
• Aufgaben, bzw. Aufgabenpakete
• Zuständige Personen
• Startdatum
• Enddatum
• Statut pro Zeile (erledigt, in Bearbeitung, pendent als Auswahl)
• Zeitleiste mit Tagen (01.06. – 01.07.)
Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrer Planung alle wichtigen Punkte sowie Ihre Planung des Anlasses be-rücksichtigen. Bedenken Sie zudem, dass Sie an den Wochenenden nicht arbeiten.
Erwartungen
Sie haben einen vollständigen und realistischen Terminplan erstellt.
Teilaufgabe 3: Budgetvergleich
Anfangs Juli erhalten Sie nach und nach die Rechnungen für den Apéro. Für die Dekoration haben Sie CHF 198 ausgegeben. Die Bauchtänzerin fordert eine Pauschale von CHF 400 und die Hennakünstlerin verrechnet total CHF 200. Für das Catering werden folgende Positionen auf den Rechnungen vermerkt:
Catering
Position CHF Anzahl Total
Essen 40 32 1’280
Wein 20 15 300
Bier 5 78 390
Alkoholfreie Getränke 5 142 710
Kaffee/Tee 4 29 116
Liefer- und Abholkosten 100 1 100
Arbeitskraft 1 21 5 105
Arbeitskraft 2 21 5 105
Aufgabe
Erstellen Sie basierend auf dem Budget aus Teilaufgabe 1 eine Abrechnung. Fügen Sie dazu drei neue Spalten hinzu und benennen Sie sie folgendermassen:
• Effektiv
• Abweichung CHF
• Abweichung %
Berechnen Sie die entsprechenden Felder. Wurde das Budget gemäss Vorgabe eingehalten?
Erwartungen
Sie haben eine korrekte Abrechnung erstellt, die sowohl Abweichung in CHF wie auch in Prozent aus-weist.
Nur die teilaufgabe 2